Comment sont
exploitées vos informations
dans votre entreprise ?
dans votre entreprise ?
L’information au quotidien.
Toute entreprise de nos jours a accès à Internet. Grâce aux offres
actuelles le tout mobile est devenu un quotidien acquis. Chaque collaborateur a
désormais accès à tout type d’information où qu’il soit et à tout heure. Il
peut à la fois faire ses achats en ligne, suivre les actualités, regarder un
film, écouter de la musique, consulter ses Email, compléter son CRM/ERP, faire
son rapport mensuel, sa présentation marketing, etc…
Bref, de quoi faire travailler un cost-killer pour des années, sans
oublier le stockage incontrôlé des données collectées sur chaque poste.
Sachant que le nombre d’internaute ne cesse d’augmenter en France, à ce
jour, plus de cent milliards d'emails professionnels sont échangés en moyenne
chaque année. En France, il est
recensé environ 75% des personnes utilisant Internet pour envoyer ou recevoir
des emails. Loin devant les autres pays Européens tels que : Aux Pays-Bas
(90 %), Danemark (88 %) et Suède (87 %)[1].
L’Email dans les PME, reste
le moyen de communication principal. A
un tel point qu’il sature de plus en plus les serveurs et pose un réel problème
de gestion d’information en interne.
Malgré les outils existants
pour gérer ces flux, nombreux ne savent pas quoi en faire et comment les
exploiter. Bien souvent stockée dans les limbes de l’entreprise, oubliée et
parfois ressortie trop tard, ou détruite par inadvertance, l’information se
retrouve dans un dossier du bureau sans savoir depuis combien de temps, et sans
savoir pour qui, pourquoi et pour quand !!
Et quelque soit la taille de
l’entreprise, nous rencontrons toujours ce même problème sur le nombre
d’échange d’information transitant via tout type de réseau. Trop de
message, pas assez de temps de tout lire, de trier
Plus compliqué pour une PME
concernant le contrôle des flux d’information reçus et échangés, car elle ne
dispose pas forcément de moyens humains et techniques afin de traiter et
contrôler en temps et en heure l’ensemble des informations entrantes. Sans
parler de la sécurité…
L’organisation humaine
La gestion des mégas-données
des informations a sans doute bouleversé l’organisation et les fonctions dans
les entreprises à taille humaine.
De la DRH, DAF, DSI,
Direction Marketing et commercial, juridique, qualité et la Direction Général –Tout
le monde se renvoie l’information pour la traiter du mieux qu’ils peuvent.
Il est toujours plus facile à télécharger, stocker des données sur son
poste de travail. Mais dès qu’il s’agit de gérer l’information en temps
réel afin de mieux la communiquer, c’est tout un processus qui est parfois laissé
de côté, voir ignoré par manque de temps ou de moyen. Idem, lorsqu’il s’agit de
connaître la valeur ou les risques véhiculés par l’information, cela devient
très vite complexe.
Afin de mieux exploiter et
échanger cette masse d’information, il faut savoir distinguer les sources, les
caractériser, les choisir pour mieux les analyser et les diffuser en interne.
Plusieurs fonctions existent
pour apporter cette maitrise. Mais elles se retrouvent rapidement noyées par la
complexité du sujet.
Comment peut-il être possible de valoriser, contrôler, gérer, ou tout
simplement gouverner l’information avec des moyens limités – ne serait-ce pas
un risque, voire une opportunité pour une PME ?
La transformation numérique des usages de l’information passera obligatoirement par des outils les mieux adaptés à l’entreprise. Mais elle se fera surtout par l’humain qui devra surmonter et gérer toutes ces données attendues par sa direction générale. Futur Clé de réussite d'une entreprise, mais aussi par son organisation via des nouvelles fonctions mieux définies et adaptées à l’ambition de l’entreprise...
Les PME/TPE ont un véritable
besoin d’outils les mieux adaptés, à la fois simples et efficaces, bon rapport
qualité/prix pour l’ensemble de ses collaborateurs. Afin de mieux conquérir
leur marché, faire face à la concurrence, l’optimisation des coûts par la
maitrise des informations sera sans doute une solution dans les années à venir.
Les entreprises françaises sont elle suffisamment prête à cette transformation
et avec qui (en interne et/ou via des partenaires externes)?
Figure 3 - source : https://jeembee.wordpress.com
L’optimisation de
l’organisation passera forcément par une redéfinition des fonctions et une meilleure
coordination des services. Et ce qui peut paraitre
accessible pour de grandes organisations, le devient beaucoup moins lorsqu’elles
sont de taille humaine, tel qu’une PME.
L’ensemble des collaborateurs
ont-ils les bonnes règles, sont-ils bien formés et informés, et suffisamment
coordonnés entre eux afin d’être le plus efficace?
Quelle fonction dans une société est habilitée à
gérer les flux d’informations? Le Big Brother des années 1980 sera t-il à la
hauteur dans les prochaines décennies pour aider les futures dirigeants ?
Figure 3 source : https://twitter.com/javierperis
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Plus l’entreprise cherche à se développer et/ou à se diversifier, plus le
besoin d’avoir la bonne information se fera sentir afin de ne pas naviguer dans
le brouillard et/ou en eaux troubles.
Tel la conduite d’un navire en mer, une erreur de cap peut devenir
périlleux. Il en est de même de l’information. Une règle non appliquée risque
de mettre en danger le navire. Un équipage en dissonance, ayant de mauvaises
informations rendra les manœuvres périlleuses, et finira par dériver, voir s’échouer
sans comprendre ce qui s’est réellement passé.
Savoir analyser, vérifier l’information, la détruire ou la retransmettre
par une action, est un véritable travail d’expert qu’il faut rendre accessible
aux décideurs. Les outils peuvent aider, mais peut-être faudrait-il un peu plus
de gouvernance, à tous les niveaux de l’entreprise, afin de lui permettre de
tenir son cap en toute confiance.