Translate

lundi 15 juin 2015

Gouvernance de l'information dans les petites et moyennes entreprises

Comment sont exploitées vos informations
dans votre entreprise ?

L’information au quotidien.

Toute entreprise de nos jours a accès à Internet. Grâce aux offres actuelles le tout mobile est devenu un quotidien acquis. Chaque collaborateur a désormais accès à tout type d’information où qu’il soit et à tout heure. Il peut à la fois faire ses achats en ligne, suivre les actualités, regarder un film, écouter de la musique, consulter ses Email, compléter son CRM/ERP, faire son rapport mensuel, sa présentation marketing, etc…


Bref, de quoi faire travailler un cost-killer pour des années, sans oublier le stockage incontrôlé des données collectées sur chaque poste.

Sachant que le nombre d’internaute ne cesse d’augmenter en France, à ce jour, plus de cent milliards d'emails professionnels sont échangés en moyenne chaque année. En France, il est recensé environ 75% des personnes utilisant Internet pour envoyer ou recevoir des emails. Loin devant les autres pays Européens tels que : Aux Pays-Bas (90 %), Danemark (88 %) et Suède (87 %)[1].

L’Email dans les PME, reste le moyen de communication principal. A un tel point qu’il sature de plus en plus les serveurs et pose un réel problème de gestion d’information en interne.
Malgré les outils existants pour gérer ces flux, nombreux ne savent pas quoi en faire et comment les exploiter. Bien souvent stockée dans les limbes de l’entreprise, oubliée et parfois ressortie trop tard, ou détruite par inadvertance, l’information se retrouve dans un dossier du bureau sans savoir depuis combien de temps, et sans savoir pour qui, pourquoi et pour quand !! 
Et quelque soit la taille de l’entreprise, nous rencontrons toujours ce même problème sur le nombre d’échange d’information transitant via tout type de réseau. Trop de message, pas assez de temps de tout lire, de trier
Plus compliqué pour une PME concernant le contrôle des flux d’information reçus et échangés, car elle ne dispose pas forcément de moyens humains et techniques afin de traiter et contrôler en temps et en heure l’ensemble des informations entrantes. Sans parler de la sécurité…


L’organisation humaine

La gestion des mégas-données des informations a sans doute bouleversé l’organisation et les fonctions dans les entreprises à taille humaine. 
De la DRH, DAF, DSI, Direction Marketing et commercial, juridique, qualité et la Direction Général –Tout le monde se renvoie l’information pour la traiter du mieux qu’ils peuvent.

Il est toujours plus facile à télécharger, stocker des données sur son poste de travail. Mais dès qu’il s’agit de gérer l’information en temps réel afin de mieux la communiquer, c’est tout un processus qui est parfois laissé de côté, voir ignoré par manque de temps ou de moyen. Idem, lorsqu’il s’agit de connaître la valeur ou les risques véhiculés par l’information, cela devient très vite complexe.
Afin de mieux exploiter et échanger cette masse d’information, il faut savoir distinguer les sources, les caractériser, les choisir pour mieux les analyser et les diffuser en interne.
Plusieurs fonctions existent pour apporter cette maitrise. Mais elles se retrouvent rapidement noyées par la complexité du sujet.
Comment peut-il être possible de valoriser, contrôler, gérer, ou tout simplement gouverner l’information avec des moyens limités – ne serait-ce pas un risque, voire une opportunité pour une PME ?

La transformation numérique des usages de l’information passera obligatoirement par des outils les mieux adaptés à l’entreprise. Mais elle se fera surtout par l’humain qui devra surmonter et gérer toutes ces données attendues par sa direction générale. Futur Clé de réussite d'une entreprise, mais aussi par son organisation via des nouvelles fonctions mieux définies et adaptées à l’ambition de l’entreprise...
Les PME/TPE ont un véritable besoin d’outils les mieux adaptés, à la fois simples et efficaces, bon rapport qualité/prix pour l’ensemble de ses collaborateurs. Afin de mieux conquérir leur marché, faire face à la concurrence, l’optimisation des coûts par la maitrise des informations sera sans doute une solution dans les années à venir. Les entreprises françaises sont elle suffisamment prête à cette transformation et avec qui (en interne et/ou via des partenaires externes)? 
Figure 3 - source : https://jeembee.wordpress.com  

L’optimisation de l’organisation passera forcément par une redéfinition des fonctions et une meilleure coordination des services. Et ce qui peut paraitre accessible pour de grandes organisations, le devient beaucoup moins lorsqu’elles sont de taille humaine, tel qu’une PME.
L’ensemble des collaborateurs ont-ils les bonnes règles, sont-ils bien formés et informés, et suffisamment coordonnés entre eux afin d’être le plus efficace?
Quelle fonction dans une société est habilitée à gérer les flux d’informations? Le Big Brother des années 1980 sera t-il à la hauteur dans les prochaines décennies pour aider les futures dirigeants ?

Figure 3 source : https://twitter.com/javierperis
Nombreuses petites entreprises n’y sont pas préparées et se retrouvent rapidement dans un casse tête à la fois humain et technologique. Les outils d’information ne sont que des aides au traitement de l’information, seul l’humain est capable de la traiter si les fondamentaux de l’entreprise ont été bien définis avant.
Plus l’entreprise cherche à se développer et/ou à se diversifier, plus le besoin d’avoir la bonne information se fera sentir afin de ne pas naviguer dans le brouillard et/ou en eaux troubles.

Tel la conduite d’un navire en mer, une erreur de cap peut devenir périlleux. Il en est de même de l’information. Une règle non appliquée risque de mettre en danger le navire. Un équipage en dissonance, ayant de mauvaises informations rendra les manœuvres périlleuses, et finira par dériver, voir s’échouer sans comprendre ce qui s’est réellement passé.

Savoir analyser, vérifier l’information, la détruire ou la retransmettre par une action, est un véritable travail d’expert qu’il faut rendre accessible aux décideurs. Les outils peuvent aider, mais peut-être faudrait-il un peu plus de gouvernance, à tous les niveaux de l’entreprise, afin de lui permettre de tenir son cap en toute confiance.  





[1] (Source : analyse de l’observatoire du numérique)